Programmazione lavoro

Gestisci la programmazione del lavoro dei tuoi dipendenti in maniera facile e veloce.

Dal pannello web il responsabile dei dipendenti o di un gruppo di dipendenti può assegnare e pianificare delle attività settimanali, mensili, giornaliere o a intervalli di tempo.

I dipendenti si troveranno in tempo reale sul proprio smartphone i lavori che devono compiere, vedendone tutte le specifiche, facendo partire direttamente il navigatore per recarsi dal cliente e a lavoro completato indicarne anche delle note.

Se ora la schedulazione dei lavori e la pianificazione delle attività settimanali viene fatta su excel o su carta e viene consegnata manualmente o via mail ai dipendenti con la nostra app rilevazione presenze tutto questo sarà solo storia del passato.

Il nostro sistema permette di programmare il lavoro giornalmente, settimanalmente, mensilmente o a intervalli di tempo. Per esempio, se si sa che un dipendente ogni giovedì deve eseguire un lavoro presso un determinato cliente, è possibile creare il lavoro schedulato una sola volta e il sistema ogni giovedì ricorderà al dipendente l’attività da svolgere.

Aggiungi programmazione

In questa schermata è possibile inserire la programmazione del lavoro specificandone: 

• Nome di uno o più dipendenti a cui assegnare il lavoro, se verrà assegnato a più dipendenti voi non dovrete inserire più volte lo stesso lavoro e il dipendente vedrà anche con quale collega dovrà andare a fare il lavoro così, eventualmente, organizzarsi per andare con un unico mezzo.
• Cliente: serve per indicare da quale cliente il dipendente dovrà recarsi per svolgere il lavoro, se viene inserito l’indirizzo del cliente il dipendente potrà, con un click, far partire il navigatore.
• Attività: è possibile indicare un’attività specifica stardard da effettuare. Per esempio, “lavaggio vetri”, “nuova installazione”, “manutenzione straordinaria”,…

Nel campo schedulazione si possono indicare la data di inizio e fine dell'attività, nonché la sua durata (tutto il giorno/ora di inizio e numero di ore richieste). 

Il sistema, inoltre, consente di rendere ripetibile la pianificazione dell'intervento, scegliendo tra: 

- non ripetere: nel caso di attività che non prevedono una programmazione replicabile

- settimana: si può individuare il giorno della settimana in cui far ripetere il lavoro

- mese: si seleziona il giorno del mese in cui far replicare l'attività (es. il 12 del mese)

- il giorno del mese (ad esempio il primo lunedì del mese) 

- anno

- intervallo di giorni: indicazione del numero di giorni, come “ogni 3 giorni”

- giorno: per attività quotidiane

Lo strumento dà poi la possibilità di specificare la data in cui terminare la programmazione o il numero di ripetizioni che si prevedono per quell'attività, oltre che di escludere “domenica e festivi” o “sabato, domenica e festivi”.

Una volta inserito il nuovo lavoro programmato si può inviare (funzione opzionale) una notifica ai dipendenti interessati tramite la App. 

Il sistema, inoltre, spedisce un avviso 30 minuti prima dell'inizio dell'attività pianificata ai lavoratori ai quali è stata assegnata.

Ogni lavoro schedulato può essere copiato per crearne uno nuovo partendo da uno già creato in precedenza modificando solo gli elementi che ci interessano.

Per ogni lavoro pianificato è possibile vederne il dettaglio che ci potrà indicare:

• Timbratura: Il sistema rileva che è presente una timbratura del dipendente presso il cliente nel giorno indicato dal lavoro schedulato 
• Completato: Il dipendente, tramite app, nella sezione "lavori schedulati" ha aggiunto delle note e inserito il lavoro come completato 
• Verificato: Il responsabile ha controllato il lavoro e conferma l'attività svolta 

Calendario programmazioni

La funzione permette di visualizzare a calendario tutte le attività programmate, potendo filtrare per cliente, dipendente e optare per una griglia giornaliera/settimanale/mensile.

Colorazioni differenti consentono di contraddistinguere immediatamente le varie attività pianificate e inserite nel calendario, ognuna delle quali è facilmente selezionabile e modificabile. Cliccando, infatti, sullo specifico intervento si ha modo di consultare il dettaglio della programmazione effettuata e modificarla (senza doverla eliminare e crearne una da nuovo), clonarla o eliminarla. È possibile anche operare dei cambiamenti sul giorno/fascia oraria del lavoro spostandone la posizione direttamente sul calendario. 

L'attività, inoltre, può essere anche sospesa/annullata (con apposito flag): in questo caso il lavoro programmato non sarà eliminato (in modo tale da rimanere nello storico), non sarà notificato al dipendente e computato nelle sue ore lavorative, apparendo con una colorazione più tenue nel calendario generale.

Tutte le modifiche possono essere apportate sul singolo intervento selezionato, oppure su quello individuato e tutti i successivi della schedulazione, nonché per periodo temporale delimitato, con indicazione specifica della data di fine modifica.

Elenco interventi

In questa sezione è consultabile un riepilogo degli interventi filtrabili per: dipendente/gruppo di dipendenti/cliente/periodo/programmazione. In tabella vengono riportati tutti i lavori risultanti dalla selezione applicata con: data, titolo, cliente, ora, schedulazione, dipendenti, attività, timbratura (quanti dipendenti assegnati al lavoro programmato hanno timbrato), per quanti l'intervento è stato completato e verificato. É inoltre possibile consultare il dettaglio di ogni lavoro, così come modificarlo o eliminarlo.

Report dipendenti disponibili/impegnati

Al fine di rendere le operazioni di organizzazione e pianificazione del lavoro ancora più semplici e rapide, è disponibile un report che riporta giornalmente o settimanalmente l'elenco dei dipendenti con il numero di ore previste, schedulate, permesso, disponibili e occupate, in modo tale da sapere immediatamente per quali collaboratori poter prevedere delle attività e su quale arco temporale.

Tutti i lavori possono essere esportati, filtrando per dipendente/attività/cliente/periodo.