Gestione note spesa
L’app Libemax rilevazione presenze permette di gestire le note spesa dei dipendenti.
Un modo rapido e veloce per poter gestire con semplicità le nota spese.
Le note spesa possono essere inserite direttamente dall’app o dal pannello web.
Per gestire le note spese da pannello web è sufficiente fare click su “Rimborsi/Indennità” dal menù laterale e poi su “Nota Spese”. In questa schermata in alto è possibile aggiungere manualmente una nota spesa facendo click sul pulsante in alto “aggiungi nota spesa”.
Le note spesa da app sono facilmente raggiungibili dal menù laterale dell’app rilevazione presenze.
Le note spesa possono essere di 2 tipi: generali o rimborso chilometrico.
Per le note spese generali sarà possibile inserire
- Dipendente: indicare il dipendente a cui associare la nota spesa (obbligatorio)
- Cliente: indicare il cliente a cui associare la nota spese (facoltativo)
- Tipologia: indicare la tipologia di nota spesa, per esempio: benzina, albergo, pranzo, … (tipologie modificabili dalla sezione dedicata nel menù laterale)
- Tipo di pagamento: indicare la metodologia di pagamento che è stata eseguita, per esempio: carta di credito, contanti, … (tipologie modificabili dalla sezione dedicata nel menù laterale)
- Data della spesa
- Importo della nota spesa indicato in cifre. L’importo può essere indicato in varie valute scegliendo dal menù dedicato. Il cambio viene rilevato dalla Banca d’Italia nella data selezionata.
- Allegato: fotografia o scansione dello scontrino o ricevuta del pagamento
- Note: indicare eventuali annotazioni riguardo il pagamento
Per i rimborsi chilometrici:
- Dipendente: indicare il dipendente a cui associare la nota spesa (obbligatorio)
- Cliente: indicare il cliente a cui associare la nota spese (facoltativo)
- Data in cui sono stati percorsi i chilometri per conto dell’azienda
- Chilometri percorsi: indicare i km percorsi e automaticamente verrà calcolato l’importo del rimborso chilometrico in base alla tariffa chilometrica impostata sul singolo dipendente o generale a livello di azienda. Per modificare il costo chilometrico è possibile farlo nelle impostazioni generali o nella sezione dipendenti facendo click su modifica del singolo dipendente.
- Allegato: eventuale fotografia del cruscotto o altro
- Note: indicare eventuali annotazioni riguardo i chilometri percorsi
Da app è possibile usare un calcolatore per avere i chilometri percorsi, sarà sufficiente inserire l’indirizzo di partenza e quello di arrivo e l’app restituirà i km effettuati.
Nella tabella è possibile visualizzare tutti i dati e lo stato “da approvare” in giallo, “approvata” in verde o "rifiutata" in rosso, facendo click sul pulsante “modifica” in fondo ad ogni riga sarà possibile modificare e approvare la nota spesa o inserire lo stato di "Rimborsata". Facendo click sulla X rossa sarà possibile cancellare la nota spesa, una volta cancellata la nota spesa non sarà più possibile recuperarla.
E’ possibile esportare le note spesa andando in “esportazioni” dal menù laterale e poi in “esporta nota spesa”. Da qui è possibile selezionare e filtrare per data, tipologia, cliente e dipendente o raggrupparle per cliente o dipendente.
L'esportazione è possibile in PDF con anche le immagini dei giustificati di spesa o in Excel senza immagini.
La gestione delle note spese sono incluse nel pacchetto premium senza costi aggiuntivi.
