Domande Frequenti sulle Anagrafiche

Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Aggiungi Nuovo Dipendente. Compilare i dati richiesti. Maggiori informazioni nella nostra Guida all’uso.

Sì andando in Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Importa Dipendenti. Compilando il file Excel di esempio è possibile inserire tutti i dipendenti in un solo click.

Andando in Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Archivia sulla riga del dipendente. Oppure sempre in Anagrafiche – Dipendenti/Utenti flaggare ogni dipendente da archiviare e cliccare su Archivia Elementi Selezionati.

No, quando si archivia un dipendente viene immediatamente tolto dal conteggio del canone mensile. Il suo storico resterà comunque presente all’interno del pannello web.

Attraverso le credenziali arrivate via mail. Inserendo Indirizzo Nome Utente e Password e cliccando su Connetti.

Per singolo utente: Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Modifica – Impostazioni Opzionali. Per cambi massivi: Anagrafiche – Dipendenti/Utenti –Cambio Massivo Impostazioni Opzionali.

È possibile ricreare una nuova password al dipendente andando in Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Accessi (tasto giallo con chiave).

L’orario lavorativo di un dipendente è impostabile in fase di inserimento del dipendente stesso oppure successivamente da Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Orario Lavorativo.

È possibile inserire ora inizio e ora fine delle giornata grazie alle fasce orarie oppure segnalare quante ore dovrà svolgere il dipendente a prescindere da quando inizia a quando finisce.

Inserendo l’orario lavorativo per Fasce Orarie è possibile impostare un numero di minuti prima dei quali non si potrà timbrare grazie al flag: Blocca la possibilità di timbrare lo start anticipatamente.

Impostando l’orario per fasce orarie è possibile attivare queste opzioni che su cartellino e foglio presenze riporteranno gli orari di lavoro come impostati nel profilo dipendente.

Sì andando in Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Orario Lavorativo (per il singolo) Cambio Massivo Orario lavorativo (per farlo massivamente) e impostare l’opzione Approva Straordinari.

Le Modifiche di orario non hanno valore retroattivo. Per modificare anche i giorni precedenti contattare l’assistenza Libemax tramite chat mail assistenza@libemax.com o telefono allo 0350667180.

Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Ratei (Icona a forma di Clessidra). Inserendo i dati di: mese del cedolino, ferie maturate e saldo, in automatico Libemax Rilevazione Presenze farà il calcolo del rateo di maturazione.

Banca Ore è la possibilità di accantonare le ore eccedenti all’orario lavorativo ordinario ed utilizzarle come giustificativi di assenza futuri.

Per il singolo: Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Orario Lavorativo – Impostazioni Opzionali – Attiva banca ore. Massivamente: Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Cambio massivo orario lavorativo – Selezionare i dipendenti – Attiva banca ore. Cliccare su Sì e lasciare il flag.

Attraverso i ruoli possiamo decidere il metodo di timbratura – se tramite app o web – che utilizzerà il dipendente e l’eventuale possibilità di modificare le proprie timbrature o di avere l’accesso in sola lettura. Si possono anche creare referenti di un gruppo e amministratori del pannello web.

Nelle sezioni “Cambio massivo…” l’opzione Sì/No indica la volontà di lavorare su quell’opzione mentre il Flag stabilisce se l’opzione viene attivata oppure no.

Ogni volta che si entra nei menù “Cambio massivo…” tutte le impostazioni saranno sul NO perché quella indica la volontà o meno di lavorare su quell’opzione. Per verificare l’inserimento di un’opzione basterà controllare due dipendenti a campione.

I gruppi di dipendenti sono una funzionalità che permette al proprio referente di controllarne le timbrature, eventualmente modificarle, approvare ferie, permessi, inviare documenti etc etc. Le autorizzazioni al referente vengono date dall’amministratore.

Sì. Non ci sono limiti al numero di amministratori e in generale di dipendenti inseribili su pannello web.

Un referente può creare Audit/checklist e Sondaggi, inviare Documenti, controllare Permessi, Rimborsi e Timbrature, approvare Permessi, Rimborsi, modificare Timbrature. Tutte le autorizzazioni sono a discrezione dell’amministratore.

Verificare la correttezza della mail inserita in anagrafica. Per prima cosa controllare da Anagrafiche – Gruppi di Dipendenti/Utenti che il referente sia stato inserito a capo del gruppo e il gruppo sia attivo. Successivamente verificare che la casella Permessi sia attiva e che non sia attivata l’opzione di sola lettura per ferie e permessi. In caso di risposta affermativa alle precedenti opzioni andare in Anagrafiche – dipendenti/utenti – modifica – impostazioni opzionali e verificare che l’opzione 3.4 sia stata attivata.

Verificare la correttezza della mail inserita in anagrafica. Andare in Anagrafiche – dipendenti/utenti – modifica – impostazioni opzionali e verificare che l’opzione 3.4 sia stata attivata. In caso di risposta positiva alle precedenti opzioni andare in Impostazioni – Impostazioni generali e verificare non sia attiva la Doppia Autorizzazione delle ferie. In quel caso il referente del gruppo approverà le ferie e voi verrete avvisati di poterle approvare in via definitiva. Se non ci sono referenti e gruppi la richiesta non vi verrà recapitata.

Dimmia è un’app di messaggistica aziendale. Tutte le informazioni sul sito dimmia.com.

Presenze Admin è la app che permette di controllare timbrature, ferie e permessi dei tuoi dipendenti direttamente da smartphone.

Sì, da Anagrafiche – Dipendenti/Utenti – Modifica – Quali clienti può vedere il mio dipendente. In questa maniera il cliente associato sarà visibile solo a quel dipendente e non a tutti gli altri.

Il campo identifica la matricola che il dipendente ha nel gestionale paghe. Molto utile in caso di esportazioni dati (tracciati API).

In maniera massiva: Anagrafiche – dipendenti/utenti – Cambio massivo impostazioni aggiuntive – selezionare dipendenti – opzione 1.4 Sì e Lasciare flag. Singolarmente: Anagrafiche – dipendenti/utenti – Modifica – opzione 1.4 mettere il flag.

Controllare che il Dipendente sia loggato correttamente su Libemax Rilevazione Presenze cliccando sul suo nome dal menù laterale della sua app. In caso positivo far eseguire una sincronizzazione dall’apposito menù della app.

Per clienti/commesse si intende il luogo fisico presso cui i dipendenti dovranno timbrare.

Il cliente di tipo viaggio è un cliente su cui le ore timbrate finiranno in Ore Viaggio sul Foglio Presenze.

Il cliente di tipo sede è quel cliente da cui poi si potranno fare delle sottotimbrature.

Sì è possibile dare un accesso ai propri clienti andando in: Anagrafiche – Clienti/Commesse – Accessi Cliente.

Entrando in Anagrafiche – Clienti/Commesse – Modifica – Visualizza Posizione su Mappa. In questa maniera sarà possibile vedere le distanze dal punto di timbratura alla sede del cliente dal menù Timbrature – Tabellare.

Una volta indicata la posizione del cliente se non impostata l’opzione Geofence il raggio indicato non inficerà le possibilità di timbratura.

Il referente di un gruppo clienti potrà vedere tutte le timbrature fatte su quello specifico cliente a prescindere dai dipendenti che le effettuano.

In un gruppo di dipendenti il referente può vedere tutte le timbrature fatte dai dipendenti a lui assegnati a prescindere dai clienti sul quale la timbratura viene effettuata oltre ad altre autorizzazioni tra cui gestione ferie invio documenti etc etc. Viceversa in un gruppo clienti il referente può vedere tutte le timbrature fatte sui clienti a lui assegnati a prescindere dai dipendenti che le eseguono.