Aggiungere nuovi dipendenti

Ecco come aggiungere nuovi dipendenti dal pannello amministrazione.

Per accedere al pannello web dove potrai gestire le timbrature e i dipendenti devi inserire nella barra degli indirizzi in alto sul tuo browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari,…) l’indirizzo che hai inserito in fase di registrazione.

Esempio. Se il nome della mia azienda fosse “Rossi srl” e in fase di registrazione ho creato l’account “rossi.libemax.com” dovrei inserire l’indirizzo appena creato nella barra degli indirizzi come da immagine di seguito

accedi app rilevazione presenze

Una volta entrato nel vostro pannello web riservato dovrete inserire l’username e password ricevuta nella mail dopo la registrazione.

I dipendenti dovranno, invece, scaricare l’app direttamente dai link nella loro mail di invito a Google Play, App Store o App Gallery per effettuare le timbrature.

Effettuato l’accesso al pannello di controllo con le proprie credenziali, occorre selezionare la voce “Dipendenti/Utenti” dal menù laterale. Fatto questo, è possibile aggiungere manualmente i dipendenti, oppure importarli da un file Excel.

Ipotizziamo di voler aggiungere un dipendente manualmente.

Andremo quindi a compilare tutti i campi con l'asterisco (obbligatori), incominciando dal cognome e nome e procedendo poi con la creazione di appositi user e password (ogni utente dovrà avere un username e una password diversa dall'altro). É possibile inoltre decidere se utilizzare una password complessa (che dovrà avere almeno una lunghezza di 8 caratteri, contenere una lettera maiuscola minuscola un numero e un carattere speciale) o di inserire la password che preferiamo di più. Nel campo mail inserire l'indirizzo al quale il dipendente riceverà le credenziali e un link per scaricare l'applicazione. A questo punto decidiamo se l'utente dovrà essere un dipendente o collaboratore che:

timbra solo dall'applicazione: questo vuol dire che l'utente potrà timbrare solo ed esclusivamente attraverso l'app e che se cercherà di utilizzare lo username e la password che abbiamo creato per accedere al pannello web verrà bloccato e non riuscirà a proseguire.
timbra da app e da web con inserimento manuale, potendo modificare le sue timbrature. Ciò significa che il dipendente utilizzerà l'applicazione sia per effettuare le timbrature che per usare il pannello amministrativo, dal quale avrà la possibilità tanto di inserire le proprie timbrature che di modificarle. Se però andiamo in Impostazioni opzionali e attiviamo il flag 1.6 il dipendente sarà costretto a inserire le timbrature dal pannello amministrativo, se le effettua dal pannello web, ma solo ed esclusivamente in tempo reale. Ricordiamo sempre che una timbratura deve essere aperta e chiusa con lo stesso sistema: questo vuol dire che se un dipendente incomincia la timbratura dall'applicazione dovrà stopparla dall'app, se effettua lo start dal pannello sarà necessario che la concluda dal pannello.
timbra dall'app e accede al pannello amministrativo solo per visualizzare le timbrature. In questo caso il dipendente non potrà apportare alcuna modifica, ma potrà soltanto leggere le timbrature che ha inviato attraverso l'app al pannello web.
timbra solo da web e visualizza le sue timbrature semplicemente in sola lettura.
responsabile/referente di un gruppo: per guida e video della funzionalità clicca sul seguente link Guida gruppi
amministratore

In caso di più utenze amministrative possiamo decidere sia per i referenti che per gli amministratori di abilitare l'utente all'utilizzo dell'app amministrativa “presenze admin” flaggando sull'apposita casella (ricordiamo che ogni utente abilitato all'app amministrativa ha un costo aggiuntivo di 2 euro più iva al mese).

Tutti gli utenti possono essere abilitati ad utilizzare “Dimmia”, un sistema di messaggistica professionale idato da Libemax che si integra perfettamente con il sistema App Rilevazione Presenze (www.dimmia.com).

Per ogni utente abbiamo poi delle impostazioni opzionali

Timbratura da App

1.1. Il dipendente può timbrare solo con i tag, NFC, beacon e QR code.

I pulsanti Start e Stop vengono nascosti: se attiviamo questa opzione i pulsanti normali start e stop dell'applicazione verranno nascosti e il dipendente riuscirà a timbrare solo ed esclusivamente attraverso i tag associati al cliente. Ad esempio se attiviamo questo flag un dipendente potrà timbrare inquadrando il QR Code associato al cliente, oppure trovandosi sotto il raggio emanato dal dispositivo Bluetooth Beacon, oppure avvicinando il telefono al tag NFC posizionato in azienda.
1.2 il dipendente durante la timbratura può inserire note multiple. In questo caso il dipendente non dovrà ricordarsi allo stop tutto quello che voleva inserire all'interno del foglio di intervento, ma se attiviamo questo flag, man mano, potrà inserire diverse note in corso di timbratura. Queste note verranno raggruppate ed inserite all'interno del foglio di intervento.
1.3 nascondi flag visualizza foglio di intervento presente dopo la timbratura. Se attiviamo questo flag il sistema non richiederà più attraverso l'app “vuoi visualizzare il foglio di intervento” (che viene richiesto sempre ad ogni stop). Se attiviamo questo flag il dipendente compila il foglio di intervento, ma non ci sarà più la richiesta di volerlo visualizzare o meno.
1.4 il dipendente può solo timbrare e non vedrà calendario, statistiche, clienti, tag, NFC, beacon, QR code. In questo caso non sarà consentito al dipendente di visualizzare dall'app statistiche e clienti tag, NFC con un QR Code, oltre che il calendario con le timbrature inviate.
1.5 Se attiviamo questo flag il dipendente riuscirà a timbrare solo ed esclusivamente se avrà il GPS attivo sul proprio dispositivo
1.7.1/2 Ho dimenticato di fare start o stop. Abilitando questo flag, accanto al pulsante Start/Stop ci sarà “ho dimenticato di fare start/stop”: questo significa che il dipendente può dichiarare il presunto orario di inizio o fine lavoro anche in un successivo momento (solitamente dovrebbe essere utilizzato in caso di dimenticanze).
1.8 obbliga il dipendente ad indicare l'attività. Durante la compilazione del foglio di intervento, il dipendente può scegliere se descrivere, allegare foto, selezionare l'attività svolta, indicare le produttività o meno. Attivando i flag 1.8 e 1.9 il dipendente sarà obbligato a dover indicare l'attività e le produttività e risorse per poter proseguire quindi con la conclusione della timbratura e la compilazione del foglio di intervento.
1.11 il dipendente può timbrare solo con la targa del suo veicolo
1.12 abilita l'invio di notifiche al dipendente per lavori programmati e timbrature
1.13.1/2 il dipendente può timbrare solo con geofence il metodo di timbratura che inibisce la possibilità di timbrare fuori da un raggio prestabilito in entrata o in uscita
1.14 elimina la possibilità di creazione di un foglio di intervento a fine timbratura
1.15 il dipendente può inserire il numero di ore di pausa a fine timbratura
1.16 permette di fare un'unica timbratura nelle 24 ore per segnalare la presenza giornaliera
1.17 possibilità di invio del foglio di intervento direttamente da Libemax Rilevazione Presenze alla mail del cliente segnalata in anagrafica

Permessi

2.2. Il dipendente può inserire nuovi clienti direttamente dall'app. Quindi dall'applicazione → menù laterale di sinistra → clienti, il dipendente potrà inserire nuovi clienti.
2.3. Permetti al dipendente di modificare dall'app attività, descrizioni e allegati delle timbrature fatte (ma non orari e posizioni).
2.4. L'utente può creare fogli di interventi unici (raggruppare in un unico foglio di intervento timbrature di più interventi e dipendenti). Questo vuol dire che se è abilitato, questo utente può racchiudere più fogli di intervento, fatti da più dipendenti, in un unico foglio d'intervento in pdf.
2.5 possibilità dal pannello web di generare un'esportazione in Excel di chi è in ufficio o dal cliente (mostra per cliente chi ha effettuato l'ultima timbratura di entrata, ma non ha fatto l'uscita). Questo solitamente viene abilitato per i responsabili sicurezza, in quanto possono velocemente esportare l'elenco delle persone che sono al lavoro e capire rapidamente, durante un'emergenza, chi ha cliccato lo start e si trova ancora in ufficio o presso dei clienti.
2.6 attiva visualizzazione cartellino dall'app. L'utente per cui è attivo questo flag vedrà dall'app il proprio cartellino. È possibile decidere se farglielo visualizzare con orari arrotondati piuttosto che con orari precisi.

Amministrazione ed Autenticazione App

3.1 esclude l'utente dal grafico delle presenze in Dashboard. Se noi guardiamo nella schermata Home, abbiamo la possibilità di capire i dipendenti assenti, quelli presenti piuttosto che dipendenti assenti con permesso o quant'altro. Spesso questa opzione viene utilizzata per gli amministratori, poiché solitamente non sono dipendenti che timbrano, per cui chiedono di essere esclusi dal grafico delle presenze (altrimenti risulterebbero come utenti assenti senza permesso).
3.2 impedisci il login tramite app rilevazione presenze. Questo vuol dire che blocchiamo al dipendente l'accesso ad App Rilevazione Presenze (l'utente bloccato, pur inserendo le credenziali, non riusce ad effettuare l'accesso).
3.3 impedisci il login tramite app rilevazione presenze.Selezionando questo flag si blocca l'accesso all'utente all'app timbratrice mobile (altra nostra soluzione).
3.5 l'utente è bloccato e non può timbrare, potrà fare richieste permessi, note spese e vedere i lavori schedulati. Tramite questa voce facciamo in modo che il dipendente non possa inviare le timbrature, ma utilizzare in parte l'applicazione, richiedendo ferie, permessi, malattie, note spese e vedere i lavori in schedulazione.

Eliminazione timbrature

Cancella le timbrature salvate sul dispositivo dell'utente più vecchie di X giorni. Inserendo un valore numerico in giorni, il sistema va a cancellare le timbrature precedenti a quel giorno più vecchie di X giorni.

Codice gestionale

Solitamente viene utilizzato per l'esportazione e le importazioni negli altri software e quindi nei gestionali. In questo campo si va semplicemente ad inserire il codice gestionale corrispondente a quel dipendente.

Invia email al dipendente

Una volta inserita la mail, se attivato questo flag, al dipendente verranno inviate le informazioni relative ai suoi dati di accesso e le istruzioni per scaricare l'applicazione.

Orario lavorativo

In questo caso possiamo andare ad impostare le ore giornaliere che ogni dipendente dovrebbe svolgere per ogni giornata. Questo serve per il calcolo automatico degli straordinari: ad esempio se inserisco 8 in tutte le giornate e il sistema rileva che il dipendente ha timbrato per dieci ore, automaticamente nel foglio presenze saranno riportate 8 ordinarie e le restanti 2 come straordinarie.
Se lasciamo il valore vuoto, in questo campo non sarà necessario inserire nulla e qualsiasi ora svolta dal dipendente per ogni giornata verrà considerata come ordinaria.
Pausa automatica. Compilando questo campo il dipendente non dovrà più stoppare la timbratura prima di andare in pausa, in quanto il valore inserito verrà scalato in automatico dal totale delle ore svolte nella giornata.
Possiamo decidere di impostare l'orario per fasce orarie allieando l'ora di inizio/fine timbratura a quella impostata. In questa maniera non sarà possibile timbrare prima o dopo l'orario prestabilito

Ulteriori impostazioni opzionali

Nell'esportazione del foglio presenze, le ore associate al cliente di tipo trasferta non verranno sommate alle ore ordinarie per il calcolo degli straordinari. In questo modo, se ci sono delle timbrature con un “cliente di tipo viaggio trasferta”, il tempo trascorso presso quel cliente non verrà utilizzato per la somma e il calcolo degli straordinari.
Gestione automatica Rol. In questo caso si va a impostare a Rol le ore di differenza tra l'orario lavorativo e le effettivamente lavorate. Ad esempio il dipendente ha lavorato 7 ore 15 minuti, nel foglio presenze hanno segnato 0,45 di Rol per raggiungere l'orario lavorativo.
Attivazione della Banca ore: possiamo decidere se gli straordinari del dipendente verranno pagati o accantonati in banca ore per eventuali future assenze
Approvazione straordinari. Flaggando questa opzione gli straordinari non verranno conteggiati se non approvati dall'admin di sistema

Gestione delle pause

Nell'esportazione del foglio presenze le ore di pause verranno scalate solo da eventuali straordinari. La pausa automatica sarà scalata solo se verrà raggiunto o superato l'orario lavorativo previsto.
Pause retribuite: viene creato automaticamente un permesso pause retribuito nella durata indicata nei campi pausa
Non scalare pause automaticamente. Utile se non viene timbrata la pausa e attivate le pause retribuite (verrà aggiunta al totale della giornata la pausa come giustificativo).

Note spesa

Per ogni utente possiamo andare a caricare la propria tariffa di rimborso chilometrico. In questo caso quando il dipendente dall'app aggiunge una nota spesa sappiamo quanto gli spetterà di tariffa chilometrica di rimborso.

Dalla sezione dipendenti è possibile visualizzare la grafica di tutti gli utenti, amministratori, dipendenti e referenti e per ognuno di loro, cliccando il pulsante verde modifica, possiamo andare a cambiare tutto quello che abbiamo impostato precedentemente.

Attraverso il pulsante accessi possiamo andare a inserire un nuovo username e una nuova password per questa utenza.

Tramite il pulsante orario lavorativo, invece, avremo modo di cambiare l'orario lavorativo per questo utente. Possiamo decidere anche di modificare lo storico e rendere retroattiva questa nuova impostazione che stiamo dando.

Cliccando la X è possibile invece archiviare l'utenza e successivamente, accedendo all'archivio, decidere se eliminare definitivamente questo utente oppure ripristinarlo nell'anagrafica.

Se abbiamo attivato la chat professionale Dimmia, cliccando il primo quadratino invieremo un messaggio direttamente al dipendente creando una chat a lui dedicata.