È legale registrare le presenze dei lavoratori tramite badge e smartphone?

Come recentemente riportato da Il Sole 24 Ore, il Tribunale di Trento ha confermato la legittimità dell'utilizzo di smartphone per la rilevazione delle presenze sul posto di lavoro, consolidando un importante precedente giuridico in merito all'uso della tecnologia nelle aziende.

Il Caso del Tribunale di Trento

Una sentenza del 16 luglio 2024 ha stabilito che il datore di lavoro può sostituire i tradizionali sistemi di marcatempo con l'uso di smartphone aziendali per rilevare gli orari di entrata e uscita dei dipendenti. Nella fattispecie, un’impresa operante nel settore della manutenzione ha introdotto un sistema basato su badge NFC accostati agli smartphone dotati di un'applicazione dedicata. Proprio come la nostra Timbratrice mobile.
Questo metodo ha incontrato la resistenza di una dipendente, la quale ha sollevato dubbi sulla tutela della privacy e ha continuato a registrare manualmente i propri turni su carta

Nonostante le obiezioni della lavoratrice, che contestava la conformità del sistema al regolamento UE 2016/679 (GDPR) e sosteneva che l'applicazione consentisse un trattamento eccessivo dei dati personali, il Tribunale ha rigettato tali preoccupazioni.
Il giudice ha infatti ritenuto che le violazioni ipotizzate non avessero fondamento e che il passaggio ad una rilevazione presenze con un sistema digitale restituiva dati più oggettivi e attendibili da giustificare la scelta del datore di lavoro.
Il rifiuto di adeguarsi alle nuove modalità di rilevazione è stato considerato non legittimo, portando così al licenziamento per giusta causa​

Il contesto legale

Questa sentenza sottolinea che la rilevazione digitale delle presenze è pienamente conforme alle esigenze aziendali, purché vengano rispettate le misure di protezione dei dati personali previste dal GDPR. Infatti, l'uso di strumenti come smartphone e badge NFC può essere giustificato dalla necessità di ottenere dati oggettivi e affidabili sugli orari di lavoro dei dipendenti, un aspetto fondamentale per il buon funzionamento di molte imprese moderne.

Cosa significa per le aziende?

L’adozione di sistemi di rilevazione digitale, come quello descritto, deve essere sempre accompagnata da un'attenta valutazione dell'impatto sulla privacy dei dipendenti. Le aziende devono:

1. Informare correttamente i lavoratori sui dati raccolti e sul loro utilizzo.
2. Assicurarsi che il trattamento dei dati avvenga in conformità al GDPR.
3. Garantire che i sistemi digitali siano progettati per ridurre al minimo il trattamento dei dati sensibili, raccogliendo solo le informazioni strettamente necessarie.

In definitiva, il Tribunale di Trento ha aperto la strada all’uso diffuso di soluzioni digitali per la gestione delle presenze, purché queste rispettino il bilanciamento tra esigenze aziendali e tutela della privacy dei lavoratori.

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